Retrouver les dates importantes avant qu’elles deviennent urgentes.

Distinguer une date extraite d’une date validée

Une date présente dans un document peut désigner une signature, une prise d’effet ou une étape de suivi. La repérer ne suffit pas pour en déterminer la portée dans le dossier.

L’extraction documentaire peut préparer les informations à vérifier. Votre équipe confirme les dates de référence et les actions associées, avec les personnes compétentes pour interpréter les conditions contractuelles.

Créer des rappels qui donnent le contexte

Le tableau de suivi relie le contrat, sa version, les échéances retenues et le responsable du dossier. Un rappel doit permettre d’accéder à ce contexte, plutôt qu’annoncer seulement qu’une date approche.

Les délais de rappel sont configurés selon vos besoins. Une évolution du contrat, un renouvellement déjà traité ou une décision en attente doivent modifier la suite du scénario.

• Conserver la référence du document utilisé.
• Attribuer une personne à chaque action de suivi.
• Prévoir la vérification des données extraites.

Tracer le traitement et gérer les changements

Une fois le rappel reçu, le responsable indique l’état du dossier et la prochaine action. Le système peut conserver la trace de la validation et programmer la nouvelle étape prévue.

Les tests portent sur les contrats remplacés, les dates manquantes et les notifications non traitées. L’outil aide à organiser le suivi ; il ne garantit pas à lui seul l’exhaustivité du registre ni le respect de toutes vos obligations.